Настройка расписания работы

Расписание работы МЦ

Чтобы настроить расписание работы МЦ, перейдите на вкладку «Специалисты» и нажмите на ссылку «Указать расписание организации»:

Откроется окно настройки расписания:

В этом окне можно настроить расписание работы МЦ:

Чтобы отметить день недели, как рабочий, установите напротив этого дня галочку (1). Например, если мы отметили в недельном графике вторник как рабочий день, каждый вторник будет рабочим днём для вашего МЦ. Если снять галочку со среды, каждая среда будет выходным днём.

Поставьте часы работы на этот день (2). Если МЦ работает в этот день с перерывом, введите первый период времени работы (например, с 9 до 13), затем нажмите плюсик (3) и введите второй период (например, с 14 до 22). Чтобы удалить период времени, нажмите крестик (4). Для сохранения периода нажмите дискетку (5).

Расписание работы специалиста

Для редактирования расписания работы специалиста перейдите на вкладку «Расписание», и нажмите на экране на ФИО нужного специалиста. В открывшемся окне выберите вкладку «График работы»:

Здесь можно редактировать недельный график (1) специалиста, а также отмечать конкретные дни в выбранный месяц (2), как рабочие или нерабочие.

График специалиста на неделю настраивается также, как и график МЦ (см. раздел Расписание работы МЦ).

ВАЖНО: для редактирования графика специалиста вручную необходимо выключить функцию «Использовать расписание организации».

Редактирование графика на месяц

В выбранный месяц можно отмечать конкретные дни как рабочие или нерабочие независимо от графика на неделю. Для этого щелкните в календаре на нужный день (1) и выберите в выпадающем списке (2) будет он рабочим или нерабочим.

В недельном графике работы специалиста среда отмечена как выходной день, но мы хотим, чтобы именно в среду 29‑го мая данный специалист вышел на работу. Для этого ищем в календаре нужное число и кликаем по нему мышкой.

После отметки нужного дня, как рабочего, необходимо задать время работы. Здесь также можно задать несколько рабочих периодов по аналогии с недельным графиком. После настройки времени нажать кнопку «Сохранить».

Внимание: Теперь выбранный день будет рабочим независимо от того, как он настроен в графике на неделю.

ВАЖНО: можно задать время начала работы специалиста раньше, чем начинает работать МЦ. В этом случае система выдаст предупреждение. Если всё верно, нажмите «Сохранить». Чтобы изменения графика для выбранного сотрудника корректно отобразились на вкладке «Расписание», следует обновить окно браузера. Для этого, перейдя в «Расписание», в Windows нажмите F5, а если у вас MacOS — Cmd+R.

Выбирать рабочие и нерабочие дни в данном месяце можно прямо в главном окне вкладки «Специалисты». Для этого нужно поставить или снять галочку на соответствующий день. Но время работы в этот день всё равно надо настроить в окне редактирования специалиста.

Вкладка «Расписание»

Это основная вкладка для планирования и управления записями посетителей. Здесь вы сможете самостоятельно записывать пациентов на приём, редактировать эти записи и отслеживать занятость врачей МЦ на текущий день или неделю. А также видите записи, сделанные пациентами через виджет.

Описание главного экрана

1. Отображаемый месяц и выбор даты. По умолчанию установлен

текущий месяц. Для выбора конкретной даты следует нажать на

название месяца. Раскроется календарь, в котором можно выбрать дату.

1. Перелистывание месяцев.
2. Выбранная дата.
3. Перелистывание дней или недель в зависимости от выбранного типа календаря.
4. Переход к сегодняшней дате.
5. Выбор отображаемого расписания: на день или на неделю.
6. Имя врача и его специализация.
7. Временная шкала. Примечание: по умолчанию минимальный временной слот и шаг временной сетки установлен на 15 минут. Это означает, что время начала приёма и его длительность кратны 15 минутам.
8. Если открыта сегодняшняя дата, то на временной шкале видна красная линия, означающая текущее время. Позиция красной линии обновляется раз в минуту.
9. Записи на текущий день или неделю.

Примечание: если в настройках специалиста (см. Личные данные специалиста) установлен «цвет шапки», этот цвет будет отображаться в заголовках расписания. При необходимости специалисты одной специальности могут быть объединены общим цветом.

Типы календаря: на день и на неделю

Для удобства в системе существует два типа календаря: дневной и недельный. Для переключения нажмите соответствующую кнопку:

В дневном календаре отображаются все специалисты, работающие в этот день.

С помощью недельного календаря можно узнать загруженность МЦ в целом, а также загрузку конкретного специалиста, выбрав его в фильтре.

Как в недельном, так и в дневном календаре свободные временные слоты могут быть серыми (1) и белыми (2).

Серые слоты недоступны для добавления записей. Это либо время в прошлом, либо время, когда данный специалист не работает.

Белые слоты — это рабочее время соответствующего специалиста, они доступны для записи.

Фильтры по категориям и услугам

Чтобы увидеть востребованность категорий, услуг или загруженность конкретного специалиста, записи можно отфильтровать с помощью соответствующего фильтра.

Выберите тип фильтра кнопками (1). В поле (2) можно ввести название категории/услуги или выбрать нужный пункт из выпадающего списка. В поле (3) можно ввести или выбрать из списка фамилию специалиста.

Можно выбрать фильтр по нескольким специалистам или услугам. Если выбрать нескольких специалистов, будет показано расписание и доступное время всех этих специалистов:

Если выбрать фильтр по нескольким услугам, будет показано расписание специалистов, которые оказывают все эти услуги:

Для отмены фильтра нажмите на крестик у выбранного пункта:

Примечание: если в МЦ слишком много специалистов, полный список не поместится в один экран расписания. В этом случае система сразу вам предложит использовать фильтр по категориям, услугам или специалистам.

Использование фильтра по услугам в недельном расписании

Фильтр по услугам можно использовать, чтобы найти доступное время на неделе по определённой услуге. Например, пациент спрашивает, когда есть время на УЗИ печени на неделе с 24 по 30 июня. Чтобы быстро ответить на этот вопрос, проделайте следующие действия:

1. Переключите календарь на недельный вид. См. раздел Типы календаря.
2. Стрелочками выберите нужную неделю.

1. Переключитесь на фильтр по услугам.
2. Начните вводить название услуги в поле фильтра и выберите нужную услугу из выпадающего списка.

Теперь в расписании доступно только то время, когда работает специалист, оказывающий эту услугу. Недоступное время окрашено в серый цвет:

Если пациенту требуется сразу несколько услуг, выберите их все в фильтре:

В расписании вы увидите доступное время специалиста, оказывающего все эти услуги.

Типы записей

Записи в расписании могут быть двух цветов: зелёные и розовые.

Зелёные записи — это подтверждённые записи, пришедшие с внешних источников, и записи, созданные самим администратором МЦ.

Розовые записи — неподтверждённые записи, которые приходят в МЦ из внешних источников. Вы должны позвонить по ним и получить подтверждение от пациента.

Для подтверждения записи можно кликнуть на запись в расписании и в открывшемся окне нажать кнопку «Подтвердить».

После подтверждения запись в окне расписания станет зелёной:

У самого окна записи после подтверждения граница и заголовок станут зелёными:

Также это можно сделать на вкладке «Записи». Если неподтверждённых записей много, рекомендуется подтверждать их именно из вкладки «Записи», там все неподтвёржденные записи располагаются сверху. Там же можно настроить фильтр по датам на нужный диапазон.

См. подробнее следующие разделы:

Вкладка «Записи» — описание экрана вкладки и работа в ней.

Статусы записей — описание статусов записей и работы с ними на вкладке «Записи».

Примечание: если в записи требуется заполнить какую-то информацию или подтвердить, её заголовок и рамка будут красного цвета.

Если запись полностью заполнена и подтверждена, заголовок и рамка будут зелёными.

Информация о записи

В календаре (дневной тип отображения) показана основная информация о записи:

1. Источник записи:
2. [SU] — Суперадмины.
3. [КЦ] — Операторы колл-центра.
4. [NewDW] — Виджет на сайте, открытый с ПК или ноутбука.
5. [NewMW] — Виджет на сайте, открытый с мобильного устройства.
6. [АФ] — Администратор МЦ.
7. [RegD] — Региональный директор.
8. Время приёма.
9. ФИО пациента.
10. Дата рождения пациента.
11. Телефон контактного лица.
12. Услуги, на которые записан пациент.
13. Комментарий по записи.
14. Подсказка, всплывающая при наведении курсора на запись. Здесь добавляется ФИО принимающего специалиста и стоимость услуг.

Если пациент не совпадает с контактным лицом, на самой записи будет отображаться имя пациента, а имя контактного лица можно будет узнать из всплывающей подсказки при наведении курсора на запись:

Если выбран тип календаря Неделя, то запись выглядит следующим образом:

Вместо имени пациента отображается имя специалиста. Чтобы узнать информацию о пациенте, наведите курсор мыши на запись:

Создание новой записи

Для создания новой записи переключитесь в дневное представление календаря и кликните мышкой на пересечении временной школы и столбца с сотрудником, который будет оказывать услугу.

Примечание: создание и редактирование записей возможно только при наличии соединения с интернетом. Если соединения нет, необходимо восстановить его и нажать F5 для обновления состояния записей. Если соединение с интернетом не восстанавливается, обратитесь к местному системному администратору.

При создании записи важно учесть, что:

• Время начала записи должно быть ниже красной линии, означающей текущее время;
• временной слот должен быть белым, а не серым — это означает, что это время у специалиста свободно для записи;
• время начала и длительность приёма кратны 15 минутам.

Откроется окно создания записи:

Введите номер телефона и ФИО пациента. Если он уже имеется в базе, система предложит его автоматически.

Введите дату рождения пациента в формате ДД/ММ/ГГГГ. При этом «/» ставится автоматически. Следует внимательно и корректно вести саму дату именно в указанном формате, с нулями где нужно (например, «04/06» для «4 июня»). Дата должна быть заполнена полностью, должна быть больше 1900-го года и не больше текущей даты.

Примечание: возраст пациента рассчитается автоматически по дате рождения:

Например, дата рождения 26/03/1980 → возраст 39 полных лет.

Если пациента нет в базе, необходимо создать медицинскую карту пациента. Для этого нажмите стрелочку справа от имени пациента:

В этом случае откроется окно для заполнения медицинской карты:

Необходимо заполнить карту информацией о пациенте и сохранить. Карту можно заполнять как при создании записи, так и при её редактировании. Чтобы распечатать карту, нажмите «Распечатать медицинскую карту».

После заполнения медицинской карты нажмите кнопку «Сохранить медицинскую карту» и вернитесь к созданию записи.

Поле с ФИО принимающего специалиста заполнится автоматически, изменить это поле нельзя.

Примечание: если запись создаётся из недельного вида календаря, специалиста необходимо выбрать из выпадающего списка. Чтобы увидеть время, когда этот специалист работает, воспользуйтесь фильтром по специалистам.

Время начала приёма заполняется при создании записи, время окончания рассчитывается автоматически после выбора оказываемых услуг. Стоимость приёма также берётся из стоимости услуги.

Для выбора услуги из списка, начните вводить наименование услуги, выберите один из предложенных системой вариантов и нажмите на кнопку в виде плюса (1):

Например, вводите в строке слово «узи» и раскрывается список со всеми услугами, которые содержат «узи».

Или нажмите на кнопку в виде стрелки справа от поля «Добавить услугу» (2). В этом случае справа раскроется дополнительное окно, где можно выбрать необходимые услуги из списка:

В рамках одной записи посетителю могут быть оказаны несколько услуг одним специалистом.

Примечание: если услуг выбрано несколько, общая продолжительность и суммарная стоимость приёма рассчитается автоматически, как сумма продолжительностей и стоимостей каждой услуги:

В данном случае полная продолжительность приёма будет полтора часа, а суммарная стоимость услуг — 3200 ₽.

Чтобы удалить услугу, нажмите «Х».

Также вы можете заполнить поле «Комментарий» любой дополнительной информацией, полученной от пациента.

Если контактное лицо не совпадает с пациентом (например, звонит отец и записывает на приём сына), необходимо нажать кнопку «Пациент не совпадает с контактным лицом» (3). В этом случае окно создания записи приобретёт следующий вид:

Теперь ФИО контактного лица и пациента вводятся отдельно. Дата рождения указывается пациента.

Для редактирования записи после её сохранения необходимо просто щёлкнуть по ней левой кнопкой мыши. Откроется то же самое окно, в которое можно внести изменения.

При необходимости можно увеличить или уменьшить время приёма растягиванием самой записи в календаре. Для этого наведите курсор мыши на нижний край записи, курсор должен принять форму стрелки. После этого можно тянуть нижний край записи вверх и вниз, увеличивая и уменьшая таким образом время приёма:

ВАЖНО: растягивание/сжатие записей в расписании предназначено для администраторов МЦ. Операторам колл-центров не следует использовать эту функцию.

Чтобы удалить запись, наведите на неё курсор мыши и нажмите на появившийся в углу «Х».

Примечание: При изменении или удалении записи пациент может получать SMS- уведомления.

Перенос записи

Чтобы перенести запись на другое время в этот же день, кликните на неё и перетащите, удерживая левую кнопку мыши. Запись можно двигать по временной шкале вверх и вниз:

Также в рамках дня можно переносить запись с одного сотрудника на другого, в случае если они оба оказывают одну и ту же услугу. В случае если вы пытаетесь перенести запись в расписание сотрудника, не оказывающего данную услугу, вы получите предупреждение от системы:

В этом случае надо выбрать другого сотрудника, который оказывает данную услугу. Либо перенести запись на другой день.

Для переноса записи на другой день на этой же неделе переключите календарь на недельный вид и перетащите запись на нужный день.

Важно, чтобы в этот день работал специалист, оказывающий данную услугу. Если в МЦ работает больше одного специалиста, выберите в фильтре по специалисту того же врача, который указан в записи. Или выберите в фильтре по услуге нужную услугу, если её оказывает несколько специалистов. Тогда в расписании отобразится только доступное для переноса время.

Например, нам требуется перенести УЗИ селезёнки. Выбираем фильтр по услугам (1), набираем в строке (2) «узи» и выбираем из выпадающего списка «УЗИ селезёнки». После этого на календаре будет отображаться только то время, когда эта услуга доступна.

Для переноса записи на другую неделю, наведите на неё курсор мыши. Появится кнопка «Перенести запись в буфер».

Нажмите на неё, запись появится в буфере. Значок буфера появится в углу экрана, а сама запись станет подсвеченной.

При необходимости с помощью кнопок (1) выберите недельное или дневное отображение календаря (см. раздел Тип календаря) и выберите нужный день/неделю кнопками (2). Если надо отменить перенос, нажмите на кнопку (4).

Щёлкните на свободном временном слоте для переноса записи. При этом должны соблюдаться следующие условия:

• Выбранный специалист оказывает этот тип услуг;
• После начала приёма есть достаточное количество времени для оказания выбранных услуг.

Подтвердите перенос, если выбрано нужное время:

Если система выдаст ошибку, необходимо выбрать другое время. При соблюдении всех условий запись будет перенесена на другой день.

Чтобы точно видеть время в календаре, когда этот специалист доступен, воспользуйтесь соответствующим фильтром.

В этом случае на календаре будет доступно только то время, когда нужный специалист работает.